DiVa-hankkeen tarkoituksena on tuoda digitalisaation ja IoT:n käsitteitä lähemmäksi yrityksen jokapäiväistä toimintaa konkreettisten työkalujen ja ratkaisujen, sekä niiden pohjalta tuotettujen julkaisujen avulla. Toiminta kuitenkin lähtee alkukartoituksesta, jonka taustaa ja työkaluja avataan tässä julkaisussa.
Hankkeen toiminta pähkinänkuoressa on:
• Ei sotketa yritysten perustekemistä, vaan tuetaan sitä -> Kartoitetaan, rajataan ja priorisoidaan, sekä porrastetaan kehittämistoimenpiteet
• Konkretia on tärkein asia hankkeessa -> Tähdätään konkreettisiin tuloksiin
• Tulokset saatetaan myös hankkeen ulkopuolisten yritysten tietoisuuteen -> Julkaisutoiminta
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä esimerkiksi datan keräämisen näkökulmasta:
Vierailun aikana jaetaan tietoa ja viestitään
Alkukartoitus lähtee hankkeen näkökulmasta ensimmäisestä vierailusta (fyysinen tai virtuaalinen) yritykseen. Alkukartoituksessa selviää muun muassa vastaavatko yrityksen halut todellisia tarpeita. Lisäksi alkukartoituksessa tunnistetaan priorisoitavat toimenpiteet.
DiVa-hankkeessa alkukartoituksissa ja tapaamisissa on korostunut hyvä valmistautuminen, johon on osallistunut koko tiimi. Myös yritykset ovat lähteneet kehittämistyöhön avoimin mielin ja toiminnan nykytilannetta on osattu avata kattavasti. Tarpeen tarkempi määritys on tärkeää, koska sen avulla voidaan löytää todellisia kipupisteitä. Joskus kehitysprojektin aihe voi vaihtua, koska jatkokysymyksillä tunnistetaan ongelman juurisyy.
Toisinaan yritys ei ole tunnistanut kehitystarvetta, tai sen tärkeyttä, ja / tai sen kehittämiseen ei ole ollut osaamista. Tässä korostuu hyvien jatkokysymyksien, yritysvierailujen, selvitysten ja monipuolisen tiimin merkitys, jotta juurisyyt löydetään yhdessä yrityksen kanssa.
Esimerkkinä alkukartoitusvaiheesta voidaan nostaa kuvitteellinen tilanne, jossa yritys ilmaisee olevansa kiinnostunut prosessidatasta X. Miten tilannetta sitten lähestytään alkukartoituksessa?
- Selvitetään, miksi data kiinnostaa, ja mitä lisäarvoa se voisi tuoda
- Tarkastellaan minkälaisia mittareita yritys seuraa, tai mitä voisi olla hyödyllistä seurata
- Mietitään, onko haluttu data oikeanlaista tai tarpeellista tarpeisiin nähden, vai olisiko toisenlainen data tarkoituksenmukaisempaa päivittäisen tekemisen tai johtamisen kannalta
Kartoituksen jälkeen voidaan päätyä toimimaan alkuperäisen suunnitelman mukaisesti, tai sitten alkuperäistä suunnitelmaa päädytään muuttamaan kartoituksesta saadun tiedon perusteella
Kaikki ongelmat eivät tietenkään ole samanlaisia, eikä niitä voi lähestyä samoilla tavoilla tai työkaluilla. Olennaista kuitenkin on, että tunnistettuihin ongelmiin saadaan konkreettinen ratkaisu jonkin väylän kautta, tarpeen vaatiessa ohjaamalla yritykset oikealle luukulle.
DiVa-hankkeessa ei esimerkiksi ole tarkoitus toteuttaa varsinaisia koulutuksia, mutta koulutustarpeet osataan ohjata koulutushankkeille, kuten TUO- ja UpTech-hankkeille, jotka kehittävät koulutuksia yritystarpeisiin. Olennaista on, että asiakas saa apua yhdeltä ”luukulta” ja että valmistelussa koordinoidaan muiden hankkeiden ja toimijoiden kanssa roolit, vierailut, tehtävät ja yhteydenotot, jotta yrityksille kehittäminen olisi vaivatonta ja helposti lähestyttävää.
Nykytilan selvittäminen
Ominaista digitalisaation kehittämisessä ovat erilaiset nopeat selvitykset, kokeilut ja pyrähdykset. Tekemistä voidaan sanoa strategiasprinteiksi, joilla on ominaista tietyn strategian haasteen tai ongelman ratkaiseminen suhteellisen nopeassa ajassa ja ratkaisun kokeilemista välittömästi käytännössä. Digiaikaan poikkifunktionaalinen työryhmä työskentely voi tuottaa nopealla aikataululla ratkaisuvaihtoehtoja tärkeisiin kysymyksiin ja työskentelytapa vapauttaa ihmiset päivittäisistä työn rutiineista. (Hämäläinen ym. 2016, 197)
Kokonaisarkkitehtuuri on yksi työkalu yritysten toiminnan, tai järjestelmien kokonaisuuden hahmottamisessa, ja siitä on käytetty myös nimitystä ”valinnat ja periaatteet” tai ”valinnat ja linjaukset”. Kokonaisarkkitehtuuri on jaettu yleensä viiteen tai neljään tasoon: Teknologia-, järjestelmä-, tieto-, prosessiarkkitehtuuri ja liiketoiminta-arkkitehtuuri. Ero viidessä ja neljässä on, että pidetäänkö prosessiarkkitehtuuria osana liiketoiminta-arkkitehtuuria. (Myllymäki, 2017, 63-64)
Nykytilaa esittävä kokonaisarkkitehtuurin kuvaus toimii kuin muistilista kokonaisuuteen liittyvistä olennaisista osista. Sen avulla voidaan tunnistaa yrityksen kipupisteitä ja osien välistä suhteiden avulla analysoida ongelmien syitä. (Myllymäki, 2017, 64).
Kokonaisarkkitehtuurin pohjalta voi rakentaa myös konkreettisen työkalun, jolla pyritään löytämään toiminnan sokeita pisteitä, esimerkiksi ERP ja myyntityön rajapinnasta. Hankkeessa laadittiin erään yrityksen toiminnasta kokonaisarkkitehtuurimalli (kuva 3), jonka avulla tunnistettiin katvealueita eri järjestelmien välillä. Katvealueen tunnistamisen jälkeen niihin on tarkoitus reagoida etsimällä tai laatimalla sitä varten oikeat työkalut. Kerromme kokonaisarkkitehtuurista erillisessä julkaisussa tarkemmin mm. myynnin ja toiminnanohjauksen katvealueiden hahmottamiseen näkökulmasta.
Kuva 3 Kokonaisarkkitehtuuri esimerkki. Ari Tanskanen
Seuraava juttu käsittelee työntekijöiden merkitystä kehittämisessä ja kuinka hankkeessa on huomioitu yritysten työntekijät muutoksen jalkauttajina.
Kirjoittajat: Ari Tanskanen, Henri Juntunen ja Jari Lipponen, Savonia-ammattikorkeakoulu
