Monet teolliset PK-yritykset ohjaavat toimintaansa Excelin ja erilaisten paperien avulla, etenkin toiminnan alkuvaiheessa. Tämä on varsin hyvä toimintatapa, kun toiminta on vielä pientä ja esimerkiksi työntekijöitä on vähän, koska sitä varten riittää tavanomaiset toimisto-ohjelmat sekä oma ajatus toiminnan järjestämisestä. Yrityksen kehittyessä toiminnan kasvu tuo uusia haasteita toiminnanohjaukseen asiakaskunnan ja työntekijöiden määrän kasvaessa. Usein myös yrityksen valmistama tuoterepertuaari kasvaa ja monimutkaistuu, jonka myötä esimerkiksi tuotannonsuunnittelu monimutkaistuu.

Excelin, Wordin ja muiden toimisto-ohjelmien varaan rakennetut toiminnanohjaukset eivät monesti enää riitä, kun yritys on kehittynyt riittävän isoksi. Yleisiä ongelmia ovat esimerkiksi tiedon jääminen yksittäisten henkilöiden taakse ja tiedon liikkuminen eri järjestelmien välillä. Nämä asiat vaikeuttavat yrityksen päivittäistä toimintaa ja liiketoiminnan johtamista, johon kohdistuu enemmän tarpeita ja vaatimuksia yrityksen kehittyessä.

Valmistavassa teollisuudessa Excelistä seuraavalle tasolle siirtyminen tarkoittaa useimmiten toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) hankintaa (kuva 1), vaikka tietenkin muitakin digitaalisia järjestelmiä markkinoilla on. PK-yritykselle ensimmäinen ERP-hankinta voi tuntua valtavalta ja kalliilta projektilta, jonka vuoksi hankintaa lykätään viimeiseen asti, tai jätetään jopa kokonaan tekemättä. Uuden järjestelmän hankinta kannattaakin valmistella ja suunnitella huolella ajan kanssa, jotta hankittava järjestelmä vastaa varmasti yrityksen omia tarpeita ja tavoitteita.

DiVa-hankkeessa olemme olleet tukena PK-yrityksen ERP-hankintaprosessissa ja toiminnanohjauksen kehittämistyössä. Tässä artikkelissa esittelemme lyhyesti vinkkejä itse hankintaan ja kartoittamiseen.

Järjestelmän tarvekartoitus

Minkä tahansa järjestelmän hankinnassa luonnollinen ensimmäinen vaihe on tarvekartoitus. Tarvekartoituksessa avainsana on määrittely, eli määritellään yrityksen omia tarpeita, tavoitteita ja vaatimuksia järjestelmälle, eli pohditaan riittävän perusteellisesti mitä ja miksi ollaan hankkimassa. Toiminnanohjausjärjestelmät pyrkivät usein kattamaan yrityksen toiminnan laidasta laitaan, joten myös tarpeita ja vaatimuksia tulee jokaiselta yrityksen osa-alueelta. Näitä osa-alueita ovat esimerkiksi myynti, tuotanto ja sen suunnittelu, osto, varasto ja taloushallinto. Tässä vaiheessa kannattaa tarkastella, millaisia integraatioita muihin järjestelmiin tarvitaan, esimerkiksi taloushallintojärjestelmiin.

On myös hyvä miettiä, onko järjestelmän katettava kaikki osa-alueet, eli onko jotain mitä nimenomaisesti ei tarvita. Monesti järjestelmät ovat modulaarisia, jolloin eri osa-alueita voidaan hankkia vaiheittain.

Määrittelyä ja tarvekartoitusta helpotta, kun yrityksen toiminnan avaa visuaaliseen muotoon esimerkiksi prosessikaavioon. Sillä saadaan helposti näytettyä miten eri toiminnan osa-alueet ja työvaiheet riippuvat toisistansa. Prosessikaavion avulla on myös helppo avata yrityksen toimintaa ja kokonaisuutta yrityksen ulkopuolisille henkilöille.

Testausta pikkurahalla

Hankintaprosessissa kannattaa pyytää esittelyjä järjestelmätoimittajilta heidän tuotteistaan. Esittelyä varten kannattaa valmistella oman organisaation liiketoiminnan kannalta oleellisia kysymyksiä ja vaatimuksia mahdolliselle järjestelmälle, jotta tilaisuudesta saa mahdollisimman paljon irti.

Esittelyiden alussa tai sitä sopiessa yleensä käydään lyhyesti läpi yrityksen tarpeet, eli avataan ohjelmistotoimittajalle pääpiirteittäin tarvekartoituksen tuloksia. Tämä selkeyttää esittelijälle, minkä takia esittely pidetään ja miten se kannattaa kohdentaa. Monesti esittelyt ovat melko lyhyitä ja esiteltävät järjestelmät laajoja, joten esittelyn tavoitteena onkin saada kiinnostuneelle yrityksen edustajalle mielikuva siitä, mitä tarjottavaa järjestelmällä on. Esittelyn jälkeen voidaan sopivasta järjestelmästä tehdä tarjous. Tässä vaiheessa hankintaprosessissa päästäänkin kiinni todellisiin kustannustekijöihin, kun saadaan omien kustannusarvioiden lisäksi todellisia tarjouksia järjestelmistä.

On hyvä ottaa esittelyjä useammalta toimittajalta, koska eri järjestelmissä on omat ominaispiirteet. Ohjelmistotoimittajilla on myös paljon hyvää ja relevanttia tietoa toiminnanohjausjärjestelmistä, joten heidän kanssaan keskustellessa saattaa saada paljon hyviä uusia ajatuksia omaan toimintaan liittyen. Myös järjestelmien hankinta- ja käyttöönottoprojektit ovat heidän päivittäistä työtänsä, joten niistäkin kannattaa keskustella avoimesti heidän kanssaan.

Esittelyjen ja tarjousten saamisten jälkeen onkin valinnan paikka, kenen kanssa keskusteluja jatketaan, vai lopetetaanko prosessi tähän?

Eri järjestelmiä kannattaa vertailla laajasti, ja etenkin järjestelmiä täytyy peilata omiin määriteltyihin tarpeisiin, tavoitteisiin ja vaatimuksiin. Tässä apuna voi toimia esimerkiksi vertailumatriisi, johon listataan järjestelmien ominaisuuksia, niiden tärkeyksiä ja miten kukin toimittaja kykenevät ne täyttämään. Mikäli prosessi päätetään lopettaa, on hyvä tehdä kattavat muistiinpanot – mikäli järjestelmän hankinta tulee uudestaan ajankohtaiseksi, on nyt tehty jo hyvä pohjatyö siihen.

Valitun toimittajan kanssa kannattaa käydä läpi mahdollisimman tarkasti oman liiketoiminnan pohjalta aiemmassa vaiheessa tehty tarvekartoitus. Tarvekartoitusta kysytään usein myös toimittajan puolelta, koska jokainen yritys tuntee oman toimintansa parhaiten. Tarkemmissa keskusteluissa on hyvä käydä kattavasti läpi järjestelmän toimitussisältö, josta huomionarvoisia asioita ovat ainakin seuraavat: mitä kaikkia ominaisuuksia tai moduuleja järjestelmään kuuluu, lisenssien määrä ja tyyppi, käyttöönottoon varattu aika, käyttökoulutuksien määrä ja käytön aikaisen tuen saatavuus.

Tarkemmat keskustelut eivät kuitenkaan tarkoita vielä ostopäätöstä, vaan vakavaa harkintaa kyseistä järjestelmää kohtaan. Tärkein kysymys tässä vaiheessa onkin, voiko järjestelmästä saada testiversion käyttöön? Useasti tämä on mahdollista pientä korvausta vastaan, jolloin yritys pääsee kokeilemaan itse omassa ympäristössään järjestelmän soveltuvuutta. Koska toiminnanohjausjärjestelmät ovat yleensä yrityskohtaisia, testiversion maksullisuus kattaa järjestelmän asentamisen ja riittävän käyttöönoton määräajaksi, sekä testausta varten tarvittavan käyttökoulutuksen.

Lopuksi

Meidän kokemuksemme kartoitustyöstä ja testauksesta yleisellä tasolla on, että siihen kannattaa panostaa riittävästi resursseja. Järjestelmän kattava testaus ennen ostopäätöstä on ensiarvoisen tärkeää, koska silloin varmasti tietää mitä on hankkimassa; miten se täyttää omat tarpeet ja vaatimukset, mitä siitä jää puuttumaan ja onko käyttäminen oikeasti yhtä sujuvaa mitä se esittelijän tekemänä oli.

Pohjimmiltaan kyse on kuitenkin siitä, miten paljon järjestelmä tuo lisäarvoa yrityksen toiminnalle. Hyvä ERP tarjoaa lisäarvoa mahdollisuudella päästä kiinni reaaliaikaiseen dataan liiketoiminnan suunnittelussa ja päätöksenteossa. Tiedon avulla voidaan paremmin ennustaa yrityksen tulevaisuuttaa ja toimia proaktiivisesti. Toiminnanohjausjärjestelmän välitön hyöty näkyy, kun automaation avulla vapautetaan kriittisten henkilöiden työaikaa, helpotetaan aikataulujen ja resursoinnin suunnittelua ja kaikki tarvittava tieto on ajantasaisesti kaikkien saatavilla.

Kirjoittajat:

Ari Tanskanen, Henri Juntunen ja Jari Lipponen